Wie sich Unternehmen durch Digitalisierung verändern müssen

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Digitalisierung führt zunächst zur Öffnung der IT

Die Digitalisierung auf der technischen IT-Ebene bedeutet unter anderem die Öffnung der IT nach außen. Es werden Rechenzentren nicht mehr selbst betrieben, sondern aus der Cloud gemietet. Software wird nicht mehr gekauft und lokal installiert, sondern nach Bedarf ebenfalls aus der Cloud bezogen (Ich selbst nutze zum Schreiben dieses Artikels “Office 365” und finde es sehr hilfreich.). Selbst Telefonanlagen können aus der Cloud bezogen werden. Die Telefonanrufe sind IP-basiert und können überall auf der Welt angenommen werden. (Auch ein Vorteil, den ich selbst regelmäßig nutze und schätzen gelernt habe.)

Die Grenzen der IT-Infrastruktur verschwimmen mit der Digitalisierung immer mehr. Über die damit verbundenen Risiken werde ich an anderer Stelle berichten. IT-Infrastruktur muss nicht mehr notwendiger Weise physikalisch im Unternehmen selbst vorhanden sein, sondern kann nach Bedarf gemietet werden.

Mit der Auslagerung von IT-Infrastruktur und Software werden natürlich auch damit verbundene Dienstleistungen nach außen verlagert. Das Unternehmen benötigt keine eigenen Mitarbeiter mehr für den Betrieb der Rechenzentren, für die Installation des neuen Office-Paketes oder für die Wartung der Telefonanlage. Dies übernehmen die externen Anbieter. IT Mitarbeiter werden dabei aber nicht überflüssig, sondern können und müssen sich neuen Aufgaben widmen (siehe Artikel im Migros-Magazin). Große Teile der IT können dadurch je nach Bedarf ausgebaut oder reduziert werden. Es sind keine langfristigen Investitionen mehr notwendig, sondern vielfach erfolgt ein “Pay-per-Use”. Somit werden selbst professionelle IT-Anwendungen für Ein-Personen-Firmen bezahlbar. Organisation werden durch diese Entwicklung in der IT deutlich flexibler, agiler. Insgesamt verändern sich Unternehmen dadurch. Sie öffnen sich an dieser Stelle stärker nach außen.

 

Die Öffnung durch Digitalisierung muss die Gesamtorganisation betreffen

Die Öffnung der IT durch die neuen Technologien ermöglicht eine andere Art zu arbeiten. Der typische Arbeitsplatz im Büro ist nicht mehr notwendig. Wenn der (Wissens-)Arbeitsplatz (Rechner, Software, Telefon) weitgehend aus dem Internet kommt, kann der Mitarbeiter auch von überall darauf zugreifen. Technisch gesehen ist es also egal, ob ich im Büro in Köln sitze oder am Strand in Griechenland. Voraussetzung ist , dass eine ausreichende Internetbandbreite überall zur Verfügung steht. Mitarbeiter können aufgrund der technischen Voraussetzungen über das ganze Land verteilt arbeiten und der Kunden merkt vielfach keinen Unterschied.

Die neue Art zu Arbeiten wird unter dem Begriff “Arbeit 4.0” zusammengefasst. Deshalb werden die Begriffe “Arbeiten 4.0” und “Digitalisierung” meist auch gemeinsam genannt und bedingen sich gegenseitig. (Siehe dazu die Initiative Arbeit 4.0 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales)

Was jedoch für die IT-Abteilungen schon längst selbstverständlich ist, ist für viele andere Bereiche noch Zukunftsmusik. Viele Organisationen tun sich mit dieser Öffnung und der neuen Art zu arbeiten schwer. Es fängt oft schon mit dem Misstrauen gegenüber Homeoffice-Tätigkeiten an. Wenn jemand 8 Stunden im Büro “schläft”, merkt dies keiner. Wenn jemand aber 4 Stunden Homeoffice machen möchten, bricht das große Misstrauen bei vielen Führungskräften aus.

Das “neue Arbeiten / Arbeiten 4.0” braucht eine andere Unternehmens-und Führungskultur.

Sowohl Führungskräfte, wie auch Mitarbeiter müssen sich auf diese Veränderungen erst einstellen. Alleine die technischen Öffnung reicht nicht aus. Es muss sich die gesamte Organisation auf diese Arbeitsweise einstellen.

 

Digitalisierung und Arbeiten 4.0 beschreiben dasselbe Phänomen

Das Misstrauen gegenüber Homeoffice besteht nicht nur bei Führungskräften, sondern auch bei den Mitarbeitern. Die überwiegende Mehrzahl der Unternehmen hat bisher noch keine Richtlinie für Homeoffice oder für die neue Art zu Arbeiten. Die neue Art zu Arbeiten wird Unternehmen und Mitarbeiter grundlegend verändern. Die Personalabteilungen und die Mitarbeiterführung muss sich darauf frühzeitig einrichten und anpassen. Hier ist unsere klare Empfehlung: Starten Sie frühzeitig mit einem Leitfaden für Homeoffice und Arbeit 4.0, damit Unternehmen und Mitarbeiter eine Orientierung haben.

Im Rahmen dieser neuen Art zu Arbeiten / Arbeiten 4.0 werden konventionelle Führungsinstrumente in den Hintergrund treten und neue Instrumente notwendig werden. Die Kompetenz zur Führung von vIrtuellen Teams wird ein Faktor sein. Vertrauen der Führungskräfte und Eigenmotivation der Mitarbeiter ein weiterer Aspekt. Neue Arbeitszeitmodelle und neue Arten der vertraglichen Zusammenarbeit müssen frühzeitig entwickelt werden.

Wie sich bereits abzeichnet, kommt der Unternehmenskultur mit den Teilbereichen “Führungskultur” und Wertekultur eine zentrale Aufgabe bei der Arbeit 4.0 zu.

Die Unternehmenskultur nimmt dabei nicht nur eine Funktion nach innen wahr, sondern zeigt Ihre Wirkung auch nach außen für zukünftige Mitarbeiter. Stichwort “Employer-Branding”, Markenbildung durch Mitarbeiter.

Mitarbeiter werden sich zukünftig auch nicht mehr lebenslang an ein Unternehmen binden, sondern Ihre Kompetenzen unterschiedlichen Arbeitgebern, teilweise auch zeitgleich zur Verfügung stellen. Dies erfordert von Unternehmen neue Arbeitsverträge und neue Entlohnungssysteme.

 

Digitalisierung benötige eine strategische Verankerung

Aufgrund der tiefgreifenden Veränderungen ist Digitalisierung auch ein Thema, das in der obersten Führungsebene behandelt werden muss.

Digitalisierung ist nur dann erfolgreich, wenn eine strategische Verankerung im Unternehmen erfolgt.

Die Entwicklung einer “Digitalstrategie” erfordert eine kritische Analyse des gesamten Unternehmens aus Sicht der verschiedenen Kundengruppen. Das Unternehmen muss seine Wettbewerber, Produkte und Dienstleistungen, seine Prozesse und seine Strukturen aus Sicht der Kunden kritisch hinterfragen und innovative Lösungsansätze entwickeln. Dabei dürfen keine Denkverbote auferlegt werden.

Aus den Erkenntnissen der Analyse sollte eine Ausrichtung des Unternehmens entwickelt werden. Diese Analyse und Optimierung ist kein einmaliger Prozess, sondern eine laufende Aufgabe aller Mitarbeiter. Die so entwickelte Digitalstrategie muss sowohl den eigenen Mitarbeitern, wie auch den Kunden vermittelt werden.

Die Digitalstrategie gibt dabei die Leitblanken vor. Die mehrjährige Strategie sollte dann in konkretere und messbare Ziele aufgeteilt werden. Die Zielerreichung muss im Rahmen der regelmäßigen Analyse immer wieder überprüft und ggf. angepasst werden. Da Digitalisierung oft einen grundlegenden Umbau der Organisation erfordert, kann die Umsetzung nicht über Nacht erfolgen. Derart grundlegende Veränderungen sollten durch ein geplantes “Change-Management-Projekt” begleitet werden, denn zielgerichtete Veränderungen geschehen nicht von alleine. In einem unserer nächsten Beiträge werden wir über die Entwicklung eine Digitalstrategie berichten.

 

Die Digitalisierung verändert die Kundenerwartungen

Immer mehr Menschen wachsen weltweit mit dem Internet auf. Das Internet schafft Transparenz über Produkte und Prozesse. Das Internet erschließt immer mehr Menschen neue Möglichkeiten. Daraus erwachsen neue Erwartungen. Der Veränderung der Kundenerwartungen kann aus Sicht des Unternehmens auf zwei verschiedene Arten begegnet werden:

Innovative Firmen treten mit neuen Arbeitsabläufen und digitalen Prozessen an und überzeugen die Kunden von den Vorteilen ihrer digitalen Prozesse. Hier übernehmen die Firmen eine aktive Rolle bei der Veränderung des Kundenverhaltens.

Bei der zweiten Variante kommen die Kunden bereits mit der Erwartung an digitale Prozesse (die sie von anderen Bereichen bereits kennen) und fordern diese vom Unternehmen ein. Hier hat das Unternehmen dann eine passive Rolle und muss sich schnellstmöglich an die Anforderungen anpassen.

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen die derzeitigen und zukünftigen Erwartungen ihrer unterschiedlichen Kundengruppen kennen und bei der Produkt und Dienstleistungsgestaltung berücksichtigen. Diese Vorgehensweise wird auch als Design Thinking bezeichnet (siehe Wikipedia: Design Thinking)

Im Rahmen der Digitalisierung ist Design Thinking ein guter Ansatz, um die Produkte und Dienstleistungen an die veränderten Kundenerwartungen anzupassen.

Die Erwartungen können natürlich je nach Kundengruppe und Produktgruppe sehr unterschiedlich sein. Bei der Kundenorientierung sollte aber beachtet werden, dass nicht alle Kunden gleichermaßen gut mit Onlinemedien umgehen.

 

Digitalisierung verändert die Prozesse

Digitalisierung ist kein reines IT-Thema. Für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung müssen innovative, kundenorientierte, medienbruchfreie Prozesse implementiert werden. Digitalisierung bedeutet vor allem innovatives Prozessmanagement.

Organisationen, die sich der Digitalisierung widmen, müssen ihr Prozessmanagement beherrschen.

Digitalisierung bedeutet, dass schnelle Reaktionszeiten auf Kundenwünsche, direkte Rückmeldung an Kunden und transparente Prozesse realisiert werden.  Bei digitalen Prozessen übernehmen vielfach die Kunden selbst Aufgaben im Prozess, die bisher vom Unternehmen oder anderen Dienstleistern angeboten werden (z.B. Flugbuchung und Check-In via Internet). Die neuen IT-Lösungen ermöglichen bereits eine flexible IT-Organisation. Aufbauend auf der Flexibilität der IT müssen jedoch auch die Prozesse flexibel und transparent gehalten werden. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen ihre Prozesse kennen, regelmäßig auf Schwachstellen analysieren und kontinuierlich verbessern.

Nur durch ein agiles Prozessmanagement können veränderte Kundenerwartungen jeden Tag neu erfüllt werden.

Digitalisierung und agiles Prozessmanagement ermöglichen, dass Kunden direkten Einfluss auf die Produktentwicklung nehmen und aktiv mit gestalten. Diese Entwicklungen werden unter dem Begriff Co-Creation oder Mass-Customization behandelt.

Durch die Digitalisierung der Prozesse können und müssen Produkte und Dienstleistungen preiswerter angeboten werden, als dies mit konventionellen Prozessen der Fall war. Digitale Prozesse sollten deutlich schneller und qualitativ besser sein, damit Kunden dies als Vorteil wahrnehmen. Digitales und agiles Prozessmanagement muss bei besserer Qualität auch zu Kostenvorteilen führen.

 

Digitalisierung verändert die Anforderungen an Mitarbeiter

Für eine erfolgreiche Digitalisierung sollten die Mitarbeiter eine ausreichende Digitalkompetenz aufweisen. Der sichere Umgang mit Computern, Internet und Sozialen Medien gehört zu den Basisfähigkeiten.

Digitalkompetenz oder zumindest Kompetenz im Umgang mit Computer und Internet ist Voraussetzung für die digitalisierte Arbeitswelt. Dies ist nicht immer eine Frage des Alters. Auch viele junge Menschen haben oft genug keine ausreichende Digitalkompetenz.

Die Personalentwicklung in den Unternehmen muss sich deshalb ebenfalls mit dem Thema Digitalisierung und Digitalkompetenz auseinandersetzen. Wenn Mitarbeiter diese Kompetenz nicht mitbringen, sollte diese im Unternehmen vermittelt werden. Bei der Personalentwicklung selbst sollten digitale Möglichkeiten genutzt werden, um neues Wissen zu vermitteln.

In der Personalentwicklung muss Lernen 4.0 genutzt werden, um Arbeiten 4.0 zu ermöglichen.

Umgekehrt kann die Digitalkompetenz eines Unternehmens auch genutzt werden, um neue, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Durch eine entsprechend auf Digitalisierung ausgerichtete Unternehmenskommunikation durch die Mitarbeiter selbst, kann ein digitales “Employer-Branding” aufgebaut werden.

Fehlende Digitalkompetenz macht sich leider auf allen Hierarchiestufen bemerkbar. Nicht nur normale Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden. Oft genug muss die Digitalkompetenz gerade bei Führungskräften vermittelt werden. Hier finden sich oft die größten Skeptiker, mit dem meisten Einfluss, die Digitalisierung im Unternehmen zu verhindern. Aber auch Aufsichtsräte haben einen großen Nachholbedarf zur Überprüfung und Überwachung der Digitalstrategie des Unternehmens (siehe dazu einen Artikel von Prof. Günter Koch: “Keine Digitalkompetenz im Aufsichtsrat“).

 

Zusammenfassung: Digitalisierung verändert Unternehmen

Digitalisierung ist kein ausschließliches IT-Thema, sondern betrifft die gesamte Organisation. Nur durch eine strategische Verankerung des Themenbereiches auf allen Hierarchieebenen kann eine erfolgreiche Digitalisieurng erfolgen.

Design Thinking ist ein möglicher Ansatz, um die veränderten Kundenerwartungen bei der Entwicklung digitaler Produkte und Dienstleistungen ausreichend zu berücksichtigen.

Digitalisierung ist hauptäschlich eine Frage der Beherrschung der eigenen Prozesse. Ein agiles Prozessmanagement ermöglicht die laufende Anpassung an veränderte Kundenwünsche.

Mitarbeiter und Führungskräfte müssen durch lebenslanges Lernen und entsprechende Personalentwicklung mit dem Thema Dgitalisierung vertraut gemacht werden. Die Digitalisierung darf auch nicht vor der Personalarbeit und dem Aufsichtsrat halt machen.

Digitalisierung ist eine Einstellung, eine Denkhaltung, welche durch technsiche und organisatorische Maßnahmen nur unterstützt werden kann.

Diese Denkhaltung zur Digitalisierung wird Unternehmen und Berufe grundlegend verändern.

 

 

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By |2016-10-23T23:01:34+00:00Oktober 22nd, 2016|Digitalisierung|0 Comments

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